dampak penggunaan komputer dalam internal control

 dampak penggunaan komputer dalam  internal control

Akuntansi adalah sistem informasi yang mencatat, mengumpulkan dan mengkomunikasikan data keuangan untuk tujuan pengambilan keputusan. Sistem akuntansi yang efektif memberikan tiga tujuan luas. Pertama, pelaporan internal ke manajer untuk perencanaan dan pengendalian kegiatan rutin. Kedua, pelaporan internal untuk perencanaan strategik, dan ketiga untuk pihak eksternal yaitu: pemegang saham, pemerintah dan pihak luar lainnya. Ketiga-tiganya dihasilkan melalui pemrosesan data yang disebut transaksi akuntansi.

Pemrosesan data menjadi informasi dapat dilakukan secara manual atau dengan menggunakan peralatan elektronik berupa komputer. Kemajuan dalam teknologi komputer mempunyai dampak yang luar biasa pada seluruh aspek kegiatan usaha. Akuntansi, sudah barang tentu tidak terlepas dari dampak tersebut. Dalam sistem akuntansi manual, data sebagai masukan (input) diproses menjadi informasi sebagai keluaran (output) dengan menggunakan tangan. Pada sistem akuntansi yang berkomputer atau yang lebih sering disebut Pemrosesan Data Elektronik (PDE), data sebagai input juga diproses menjadi informasi sebagai output. Keuntungan yang dapat dilihat secara jelas dari penggunaan komputer ini adalah kecepatan, ketepatan, dan kemudahan dalam memproses data menjadi informasi akuntansi.

Disamping keuntungan tersebut, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan komputer sebagai alat pengolah data yaitu resiko-resiko yang khas dalam suatu lingkungan akuntansi berbasis komputer. Auditor harus menyadari resiko-resiko ini karena hal ini merupakan ancaman yang tidak ada dalam proses akuntansi manual.
Resiko-resiko dalam lingkungan pemrosesan data elektronik antara lain:

{slide=1. Penggunaan teknologi yang tidak layak}.

Teknologi komputer memberi para analis sistem (system analyst) dan pemrogram (programmer) berbagai kemampuan pemrosesan. Teknologi ini harus disesuaikan dengan kebutuhan pemakai untuk mengoptimalkan implementasi kebutuhan tersebut. Kekeliruan dalam penandingan antara teknologi dengan kebutuhan pemakai kebutuhan dapat mengakibatkan pengeluaran yang tidak perlu atas sumberdaya organisasi.

Salah satu penyalahgunaan teknologi adalah penggunaan teknologi baru sebelum adanya kepastian yang jelas mengenai kebutuhannya. Banyak organisasi memperkenalkan teknologi database tanpa menetapkan dengan jelas kebutuhan akan teknologi tersebut. Pengalaman menunjukkan bahwa para pemakai awal (new user) suatu teknologi baru seringkali mengkonsumsi jumlah sumberdaya yang cukup besar selama mempelajari cara penggunaan teknologi baru tersebut.

Penggunaan teknologi yang tidak layak antara lain:

·  Analis sistem atau pemrogram tidak mempunyai keahlian yang cukup untuk menggunakan teknologi tersebut.

·       Pemakai yang awam terhadap teknologi hardware yang baru.

·       Pemakai yang awam terhadap teknologi software yang baru.

·       Perencanaan yang minim untuk instalasi teknologi hardware dan software yang baru.

Dalam pemrosesan manual, kesalahan-kesalahan dibuat secara individual. Jadi seseorang dapat memproses satu pos dengan benar, membuat kesalahan pada pos berikutnya, memproses 20 pos berikutnya dengan benar dan kemudian membuat kesalahan lainnya lagi.
Dalam sistem yang terotomatisasi, aturan-aturan diterapkan secara konsisten. Jadi, jika aturan-aturannya benar, pemrosesannya akan selalu benar. Tetapi jika aturan-aturannya salah, pemrosesannya akan selalu salah.

Kondisi-kondisi yang mengakibatkan pengulangan kesalahan meliputi:

·       Tidak cukupnya pengecekan atas pemasukan informasi input.

·       Tidak cukupnya tes atas program

·       Tidak dimonitornya hasil-hasil dari pemrosesan.

Kesalahan berantai merupakan ‘efek domino’ dari kesalahan-kesalahan di segenap sistem aplikasi. Kesalahan suatu bagian program atau aplikasi akan berakibat pada kesalahan kedua yang meskipun tidak berkaitan di bagian lain aplikasi. Kesalahan kedua ini dapat berakibat kesalahan ketiga dan seterusnya. Resiko kesalahan berantai sering dikaitkan dengan pelaksanaan perubahan sistem aplikasi. Perubahan dilaksanakan dan diuji dalam program di mana perubahan terjadi. Namun demikian, beberapa kondisi dapat berubah karena adanya perubahan yang menimbulkan kesalahan di bagian lain sistem aplikasi tersebut.

Rantai kesalahan dapat terjadi di antara aplikasi-aplikasi. Resiko ini akan semakin besar sejalan dengan semakin terpadunya aplikasi. Pemrosesan yang tidak logis merupakan akibat dari suatu kejadian yang diotomatisasi yang dapat dikatakan sangat tidak mungkin dalam proses manual. Contohnya adalah pembuatan cek untuk gaji dan upah untuk seorang pegawai yang melampaui Rp. 100 juta. Hal ini mungkin saja terjadi dalam sistem yang terotomatisasi yang timbul karena kesalahan pemrograman atau kesalahan hardware, akan tetapi tidak mungkin terjadi dalam sistem manual.

Kondisi yang dapat mengakibatkan pemrosesan yang tidak logis adalah karena:

·       Field-field yang terlalu kecil atupun terlalu besar.

·       Tidak diceknya nilai-nilai yang cukup besar dan tidak lazim pada dokumen output.

·       Tidak diamatinya dokumen-dokumen output. Ketidakmampuan menerjemahkan kebutuhan pemakai ke dalam persyaratan teknis.}Salah satu kegagalan utama pengolahan data adalah adanya kegagalan komunikasi antara para pemakai dengan personil teknis. Dalam banyak kasus, para pemakai tak dapat menyatakan dengan baik kebutuhan-kebutuhan mereka dalam cara yang memudahkan proses penyiapan aplikasi komputer. Sebaliknya, orang-orang teknis komputer seringkali tidak mampu menyerap dengan baik kepentingan dan permintaan para pemakainya. Resiko pemuasan kebutuhan ini merupakan resiko yang kompleks.

Resiko yang timbul meliputi kegagalan untuk mengimplementasikan kebutuhan karena para pemakai tidak memiliki kemampuan teknis. Dampaknya adalah kebutuhan yang diimplementasikan adalah kebutuhan yang tidak layak karena personil teknis tidak memahami kebutuhan sebenarnya dari pemakai. Akibat lainnya adalah munculnya sistem manual yang semakin besar untuk menutup kelemahan-kelemahan dalam aplikasi komputer.

Kondisi ketidakmampuan menerjemahkan kebutuhan pemakai ini disebabkan antara lain:

·       Para pemakai tidak memiliki keahlian teknis EDP

·       Orang-orang teknis tidak memiliki pemahaman yang cukup mengenai permintaan pemakai.

·       Ketidakmampuan untuk merumuskan permintaan dengan cukup terinci.

·       Sistem yang digunakan oleh banyak ‘user’ tanpa ada ‘user ‘ yang bertanggung jawab atas sistem tersebut. Ketidakmampuan dalam mengendalikan teknologi.}Pengendalian memang sangat diperlukan dalam penggunaan lingkungan berteknologi. Pengendalian-pengendalian akan menjamin bahwa versi yang tepat berada digunakan pada saat yang tepat; bahwa file-file yang tepat digunakan; bahwa para operator komputer melaksanakan instruksi yang tepat; prosedur yang memadai dikembangkan untuk mencegah, mendeteksi dan memperbaiki permasalahan yang terjadi; dan bahwa data yang tepat disimpan dan kemudian diperoleh dengan mudah jika diperlukan.

Kondisi yang menimbulkan teknologi yang tak terkendali mencakup:

·       Pemilihan kemampuan pengendalian sistem yang ditawarkan oleh rekanan pemrogram sistem yang tanpa memperhatikan kebutuhan audit.

·       Terlalu banyaknya pengendalian yang dikorbankan demi menjaga efisiensi operasi.

·       Prosedur-prosedur untuk memulai kembali/pemulihan (recovery data) yang tidak memadai.

Data dimasukkan dalam berbagai cara. Ada yang sistem batch atau on-line dengan melalui berbagai media input seperti key-to-disk, scanner dan sebagainya. Data input yang salah atau palsu merupakan penyebab yang paling sederhana dan paling lazim dari prestasi yang tidak diinginkan dalam suatu sistem aplikasi.

Dikalangan orang-orang yang berkecimpung dalam dunia komputer ada istilah GIGO (Garbage In Garbage Out), artinya bila ada data masukan (input) yang diolah salah maka informasi yang dihasilkan juga akan salah.

Kondisi yang dapat menimbulkan kesalahan pemasukan data, antara lain:

·       Nilai-nilai data sumber yang tidak layak atau tidak konsisten mungkin tidak dideteksi.

·       Kesalahan manusiawi dalam mengetik (keying) data atau kesalahan-kesalahan selama transkripsi mungkin tidak dideteksi.

·       Record data yang tidak lengkap atau diformat secara buruk mungkin diterima seakan-akan record itu lengkap.

·       Kesalahan mekanis peralatan hardware.

·       Kesalahan interpretasi karakter-karakter atau pengertian input yang dicatat secara manual.

·       Kesalahan prosedur pemasukan data.

Dalam sistem manual, data ditimbun dan disimpan di berbagai tempat, jadi sukar bagi seseorang yang tak berwenang menghabiskan banyak waktu untuk melihat-lihat lemari-lemari arsip atau bidang penyimpanan manual lainnya. Aplikasi yang dikomputerisasi seringkali memusatkan data dalam suatu format yang mudah diakses. Seseorang yang tak berwenang dapat melihat-lihat dengan menggunakan program komputer. Ini akan sulit dideteksi tanpa adanya pengamanan yang memadai. Selain itu, data dapat disalin dengan cepat tanpa meninggalkan jejak yang dapat terlihat atau menghancurkan data orisinilnya. Jadi, pemilik data tidak akan sadar bahwa data tersebut telah dicuri atau dirusak.

Teknologi database ternyata telah meningkatkan resiko manipulasi data dan pencurian nilai informasi itu bagi seseorang yang tidak berwenang. Sebagai contoh, informasi mengenai seseorang dalam aplikasi gaji dan upah terbatas pada pembayaran berjalan. Tetapi kalau data tersebut disertai dengan riwayat personil, maka bukan hanya informasi pembayaran berjalan saja yang tersedia akan tetapi juga riwayat pembayaran gaji, keahlian individual, tahun masa kerja, perkembangan pekerjaan dan mungkin juga mengenai evaluasi prestasi.

Konsentrasi data meningkatkan permasalahan mengenai reliabilitas (andalnya) data yang lebih besar dari sekadar sekeping data atau sebuah file data saja. Jika fakta yang dimasukkan ternyata salah, semakin banyak aplikasi yang mengandalkan data tersebut, semakin besar dampak kesalahannya. Selain itu, semakin banyak aplikasi yang menggunakan data yang terkonsentrasi, semakin besar dampaknya jika data tersebut hilang karena problem yang terjadi pada hardware atau software yang digunakan untuk memroses data tersebut.

Kondisi yang dapat menimbulkan permasalahan akibat konsentrasi data mencakup:

·       Tidak memadainya pengendalian akses yang memungkinkan akses yang tidak berwenang ke data.

·       Data yang salah dan dampaknya terhadap pemakai data tersebut.

·       Dampak gangguan-gangguan hardware dan software yang menyediakan data bagi para pemakai.

Aplikasi yang dikomputerisasi harus memiliki kemampuan untuk mendukung pemrosesan. Dukungan ini meliputi baik kemampuan untuk merekonstruksi pemrosesan suatu transaksi saja maupun kemampuan untuk merekonstruksi total pengendalian. Aplikasi-aplikasi yang dikomputerisasi harus dapat menghasilkan semua sumber transaksi yang mendukung pengendalian menyeluruh. Tujuannya adalah untuk tujuan perbaikan kesalahan dan pembuktian kebenaran pemrosesan. Kalau terjadi kesalahan, personil komputer harus menunjukkan penyebab kesalahan itu sehingga penyebab-penyebab itu dapat diperbaiki. Auditor seringkali memverifikasi kebenaran pemrosesan, yaitu apakah pemrosesan data telah benar.

Kondisi yang dapat mengakibatkan timbulnya ketidakmampuan untuk penyediaan pendukung pemrosesan antara lain:

·       Bukti pendukung tidak disimpan cukup lama

·       Biaya untuk mendukung pemrosesan melebihi manfaat yang dapat diperoleh dari proses.

Sistem aplikasi didesain untuk melayani pemakai akhir, tetapi mereka juga dapat menyalahgunakan untuk tujuan-tujuan yang tidak diinginkan. Seringkali sangat sulit menentukan apakah pengguanaan sistem tersebut sesuai dengan pelaksanaan masing-masing pekerjaan mereka yang sah.

Seorang karyawan mungkin mengubah informasi untuk penggunaan tidak sah; misalnya, ia mungkin menjual data rahasia mengenai informasi kepada perusahaan lain atau pesaing. Atau ia dapat menggunakan sistem untuk kepentingan pribadinya. Atau karyawan yang tidak puas atau yang dipecat mungkin merusak atau mengubah record – sedemikian rupa, sehingga record-record pendukungnya juga rusak dan tidak berguna.

Baik kesalahan maupun tindakan yang tak sengaja dilakukan oleh staf operasi EDP dapat menimbulkan prosedur-prosedur yang tidak tepat dan pengendalian yang terlambat dan mungkin kehilangan-kehilangan dalam media penyimpanan dan output.

Contohnya antara lain:

·       File-file mungkin rusak selama reorganisasi database atau selama membersihkan ruang disk.

·       Pemeliharaan hardware mungkin dilakukan sementara data tengah berada dalam posisi on-line.

·       Suatu program mungkin dilaksanakan dua kali dengan menggunakan sebuah transaksi yang sama.

·       Pengawasan personel operasi yang tidak memadai selama pergantian jam istirahat.

·       File-file atau disk yang penting mungkin disusun tanpa adanya penulisan yang dilindungi atau label yang gampang terhapus.

Meskipun program dirancang dan dikembangkan melalui prosedur yang pengujian dan review yang memadai namun demikian masih mungkin akan berisikan kesalahan yang tidak memadai. Selain itu para pemrogram dapat dengan sengaja memodifikasi program untuk menghasilkan pengaruh sampingan yang tidak diinginkan, atau mereka dapat menyalahgunakan program yang menjadi tanggungjawab mereka.

Contohnya antara lain:

·       Record-record mungkin dihapus dari file penting tanpa ada jaminan bahwa record yang dihapus tersebut dapat direkonstruksi kembali.

·       Para pemrogram mungkin menyelipkan perintah tertentu dalam program yang dapat memanipulasi data untuk kepentingan mereka sendiri.

·       Perubahan-perubahan program tidak diuji dengan cukup memadai sebelum digunakan dalam pelaksanaan produksi.

·       Perubahan program dapat menimbulkan kesalahan baru karena adanya interaksi yang tak terduga diantara modul-modul program.

·       Program tidak mampu mendeteksi kesalahan-kesalahan yang terjadi hanya untuk kombinasi input yang tidak lazim ( mis. program yang diharapkan dapat menolak semua nilai kecuali rentang nilai tertentu ternyata dapat menerima nilai tambahan).

·       Para pemrogram mungkin tidak menyediakan suatu log (catatan perubahan) atau salinan pendukung untuk memformalisasikan aktivitas aplikasi.

Informasi yang dikirim atau disebarkan dari satu lokasi ke lokasi lainnya melalui jalur komunikasi adalah rawan terhadap kerusakan yang tidak sengaja atau penyadapan serta modifikasi dengan sengaja oleh pihak yang tidak berwenang.

Kerusakan yang tidak sengaja:

·       Kesalahan komunikasi yang tidak dideteksi dapat menghasilkan data yang tidak benar atau berubah.

·       Informasi mungkin tak sengaja diarahkan ke terminal yang salah.

·       Sinyal komunikasi mungkin meninggalkan penggalan-penggalan pesan yang tak terlindungi dalam memori selama interupsi pemrosesan yang tidak terduga atau tiba-tiba.

·       Protocol komunikasi mungkin tidak mengidentifikasi secara positif pengirim atau penerima pesan.

Tindakan-tindakan yang disengaja:

·       Jalur komunikasi mungkin dipantau oleh orang-orang yang tidak berwenang.

·       Data atau program mungkin dicuri oleh ‘pemakai gelap’ melalui sirkuit telepon dari suatu terminal entri jarak jauh.

·       Jika digunakan sandi, kunci-kuncinya mungkin dicuri.

·       Pesan-pesan palsu mungkin diselipkan ke dalam sistem aplikasi.

·       Pesan-pesan benar mungkin dihapus dari dalam sistem aplikasi.

FUNGSI KOMPUTER DALAM BIDANG AKUNTANSI

FUNGSI KOMPUTER DALAM BIDANG AKUNTANSI

Pada zaman sekarang aplikasi komputer makin canggih tetapi penggunaan komputer oleh masyarakat umum mungkin hanya sebatas pertukaran informasi dan pemanfaatan dalam batas-batas minimal saja, padahal fungsi dan manfaat dari komputer itu sendiri sangat luas. Apalagi dalam universitas atau perguruan tinggi bukan hanya mahasiswa dari fakultas ilmu komputer saja yang mempelajari ilmu komputer, tetapi mahasiswa dari fakultas sastra, kedokteran, teknik, bahkan fakultas ekonomipun mempelajarinya. Bagi fakultas ekonomi khususnya jurusan akuntansi penggunaaan komputer itu sangat penting. Karna dapat mempermudah mengerjakan laporan keuangan. Manfaat komputer itu sendiri bagi anak akuntansi sangat banyak, antara lain dapat mengerjakan siklus akuntansi mulai dari jurnal, buku besar, neraca lajur, laporan keunagan, sampai neraca saldo penutup secara cepat dan akurat dengan menggunakan komputer berbasis akuntansi contohnya MYOB dan lain-lain

Ada pun berbagai keuntungan Sistem Komputer di Bidang Akuntansi

Dibandingkan dengan sistem manual (tulis tangan), sistem komputer memberikan banyak keuntungan, diantaranya :

  Kecepatan. Sistem komputer dapat menghasilkan informasi yang jauh lebih cepat bila dibandingkan dengan sistem manual, karena komputer dapat melaksanakan pekerjaan pada saat yang bersamaan dengan kecepatan tinggi.

Volume hasil. Sebagai akibat proses pengerjaan yang cepat, maka volume transaksi yang dapat diolah menjadi jauh lebih banyak, dan volume hasil yang dapat diperoleh juga semakin banyak.

Pencegahan kekeliruan. Tingkat ketelitian komputer, jauh lebih tinggi daripada ketelitian manusia. Oleh karena itu, pemakaian komputer akan sangat banyak mengurangi kekeliruan. Selain itu sistem komputer juga dilengkapi dengan berbagai cara untuk mencegah terjadinya kekeliruan.

Posting otomatis. Bila kita menggunakan sistem akuntansi dengan komputer, maka posting akan dilakukan secara otomatis. Hal ini akan sangat mengurangi pekerjaan pembukuan. Selain itu tingkat ketelitiannya pun jauh lebih tinggi. Pemakaian komputer menjamin posting dilakukan secara tepat.

  Penyusunan laporan otomatis. Dalam sistem akuntansi dengan komputer, laporan-laporan dikerjakan secara otomatis. Komputer dapat melakukan proses penjurnalan, posting, penyusunan laporan keuangan, dan laporan-laporan khusus untuk manajemen secara otomatis.

  Pencetakan dokumen otomatis. Sistem komputerisasi dapat mengerjakan berbagai dokumen yang digunakan dalam perusahaan, seperti : faktur, laporan piutang bulanan, check gaji dan laporan pendapatan.

Dibidang akuntansi sistem pemrosesan informasi akuntansi berbasis komputer banyak ditawarkan dengan tujuan untuk memberikan kemudahan bagi para akuntan untuk menghasilkan informasi yang dapat dipercaya, tepat waktu, lengkap, dapat dipahami, dan teruji. Dari hal tersebut mahasiswa akuntansi dapat melihat banyak sekali peluang untuk dapat memenuhi kebutuhan perusahaan akan akuntansi berbasis komputer dengan cara membuat software-software akuntansi. Software akuntansi yang dibuat harus dapat memenuhi kebutuhan para akuntan sehingga software tersebut dirasakan sangat bermanfaat bagi perusahaan, khususnya bagi para akuntan yang menggunakan software tersebut.

Jadi dapat disimpulkan bahwa penggunaan komputer bukan hanya sekedar menggantikan mesin TIK tetapi dengan kita mempelajari ilmu komputer banyak manfaatnya apalagi dalam dunia pendidikan, contohnya dalam bidang akuntansi yakni dapat mengerjakan laporan-laporan keuangan dengan mudah dan cepat.

Diposkan oleh thandtriieRM di 22.44

perbedaan data, berita, informasi dan hubungannya dengan SIA !

perbedaan data, berita, informasi dan hubungannya dengan SIA !

Data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih bersifat mentah, sehingga memerlukan adanya suatu pengolahan. Data bisa berwujut suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun suatu konsep. Sedangkan, Informasi adalah hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi, ataupun suatu perubahan bentuk dari data yang memiliki nilai tertentu, dan bisa digunakan untuk menambah pengetahuan bagi yang menerimanya. Dalam hal ini, data bisa dianggap sebagai obyek dan informasi adalah suatu subyek yang bermanfaat bagi penerimanya. Informasi juga bisa disebut sebagai hasil pengolahan ataupun pemrosesan data.

Perbedaan data dan informasi

Data mencakup fakta dan angka-angka yang relative tidak berarti, yang diubah menjadi informasi oleh suatu pengolah informasi.Informasi memiliki arti bagi pemiliknya. Pengolah informasi menyediakan informasi dalam bentuk lisan maupun tertulis. Informasi berasal dari sumber-sumber internal maupun lingkungan dan digunakan untuk membuat keputusan untuk memecahkan masalah. Komputer mula-mula digunakan sebagai system informasi akutansi (SIA) tapi kemudian disadari memiliki nilai potensi sebagai suatu sitem informasi manajemen (SIM). Selanjutnya perhatian meluas pada system pendukung keputusan (decision support system) DSS, kantor virtual (virtual office) dan systemberbasis pengetahuan (knowledge-based system). Kelima bidang aplikasi ini membentuk system informasi berbasis computer (Computer Based Information Sistem) CBIS.Sejumlah perusahaan yang mula-mula menggunakan computer membentuk departemen computer dan memberi mereka tanggung jawab atas pengembangan system. Praktekini berlanjut dengan unit-unit meliputi para specialist informasi seperti analisis system, pengelola database, specialist jaringan, programmer damoperator. Kita menamakan jasa informasi untuk menggambarkan unit ini.

BERITA

  Berita merupakan keterangan mengenai kejadiana atau peristiwa. Berita memuat Informasi lengkap. Isi berita merupakan jawaban atau 5W + 1H sebagai berikut.

1. What, apa yang di Informasikan.
2. Who, siapa yang di Informasikan.
3. Where, di mana peristiwa itu terjadi.
4. When, kapan peristiwa itu terjadi.
5. Why, mengapa peristiwa terjadi.
6. How, bagaimana, peristiwa terjadi.

        Beberapa surat kabar atau majalah kadang - kadang menginformasikan berita yang sama. Namun, kesamaan hanya pada inti informasi. Sementara itu, teknik penyajian berbeda.

HUBUNGAN RESIKO DAN PENGENDALIAN INTERNAL

SIFAT PENGENDALIAN
Salah satu fungsi utama manajer adalah melakukan control (pengendalian). Pengendalian efektif yang terhadap pada suatu entitas bisnis akan menghasilkan efisiensi penggunaan sumberdaya perusahaan, berjalannya mekanisme pertanggungjawaban, dan menghasilkan informasi yang berguna serta dapat dipercaya. Untuk menciptakan pengendalian yang efektif perusahaan seringkali melibatkan akuntan dan auditor sebagai internal controller.
Pendekatan pengendalian pada accounting information system (AIS) dimaksudkan untuk mengurangi risiko operasi yang ada dalam perusahaan. Oleh karena itu sebagai bagian integral suatu perusahaan, AIS adalah merupakan rerangka dari pengendalian itu sendiri. Tujuan umum dari rerangka pengendalian ini adalah untuk menjamin agar tujuan perusahaan dapat tercapai.
Pengendalian berlangsung secara simultan di dalam perusahaan, oleh karena itu pengendalian ini sering disebut sebagai internal control structure (ICS). Jika internal control structure (struktur pengendalian intern) berjalan dengan baik maka seluruh operasi, sumber-sumber daya fisik, dan data dapat dimonitor dan diawasi sehingga informasi sebagai output-nya dapat dipercaya.
Akuntan sangat berkepentingan dengan struktur pengendalian intern karena, sebagai pengguna dan pengolah informasi, akuntan harus yakin bahwa informasi yang digunakan adalah benar dan dihasilkan dalam suatu lingkungan struktur pengendalian yang baik dan dapat diperiksa (auditable)
PROSES PENGENDALIAN
Proses pengendalian meliputi monitoring dan regulasi. Lebih lanjut pengendalian mencakup proses :
1. Pengukuran hasil aktual yang dicapai dengan rencana yang telah dibuat.
2. Melakukan tindakan korektif

Levels of Control Processes
Bentuk level of control processes (tingkatan proses pengendalian) tergantung kepada kompleksitas perusahaan. Semakin kompleks kegiatan dan transaksi perusahaan maka akan semaking kompleks pula levels of control processes-nya, demikian sebaliknya. Terdapat tiga level of control processes yaitu :
1. First-order feedback control process or system
Yaitu merupakan hasil akhir yang diinginkan dari suatu pengendalian.
2. Second-order feedback control system
Yaitu penyesuaian yang dibutuhkan karena adanya perubahan-perubahan lingkungan pengendalian.
3. Third-order feedback control system
Yaitu prediksi atas kondisi yang akan terjadi dimasa yang akan datang.
INTERNAL CONTROL STRUCTURE
Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission (COSO) membuat suatu konsensus tentang struktur pengendalian intern yang meliputi :
1. Internal control objectives
2. Financial-oriented view of the internal control structure
3. Nonfinancial-oriented view of the internal control structure
Internal Control Objectives
COSO mendefinisikan internal control sebagai suatu proses, yang dipengaruhi oleh dewan direktur, manajemen, dan personil lainnya, yang didesain untuk menghasilkan penilaian rasional sebagai upaya untuk mencapai tujuan pengendalian dengan kategori sebagai berikut :
1. Efektifitas dan efisiensi operasional
2. Kehandalan laporan keuangan
3. Kesesuaian dengan hukum dan peraturan-peraturan
Kategori yang langsung berhubungan dengan sistem informasi akuntansi adalah kategori kedua, sedangkan kategori pertama dan ketiga berhubungan secara langsung dengan sistem operasional perusahaan.
Tujuan pengendalian adalah hal yang tidak mudah untuk menentukannya. Terdapat beberapa kendala dalam menentukan tujuan pengendalian, yaitu :
1. Perusahaan berubah menjadi perusahaan yang modern diikuti dengan perubahan-perubahan mulai dari peraturan perpajakan sampai dengan teknologi.
2. Semakin bertambahnya risiko perusahaan.
3. Berkembangnya teknologi komputer dalam lingkungan struktur pengendalian.
4. Adanya kendala human factor
5. Cost-benefit dari pengendalian
Financial-Oriented View of the Internal Control Structure
Terdapat lima komponen yang saling berhubungan dalam internal struktur pengendalian intern, yaitu :
1. Lingkungan pengendalian
2. Penilaian risiko
3. Aktifitas pengendalian
4. Informasi dan komunikasi
5. Monitoring
Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian terdiri dari tujuh komponen, yaitu :
1. Filosofi manajemen dan gaya operasional
Yaitu merupakan sikap dan kesadaran manajemen terhadap pentingnya pengendalian intern perusahaan.
2. Integritas dan nilai-nilai etika
Hal ini berkaitan dengan masalah perilaku. Perusahaan harus membuat suatu pernyataan yang dijadikan standar perilaku dan etika yang harus dijalankan oleh semua orang dalam perusahaan.
3. Komitmen kepada kompetensi
Perusahaan harus memiliki karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya agar dapat melaksanakan tugas sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
4. Board of directors of audit committee
Komite audit melaksanakan tugas pemeriksaan sehingga diharapkan dapat mendeteksi penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dan melakukan langkah-langkah untuk perbaikan pengendalian perusahaan.
5. Struktur organisasi
Yaitu adanya rerangka hubungan formal untuk mencapai tujuan perusahaan.
6. Penilaian wewenang dan pertanggungjawaban
Terdapanya kewenangan dalam memerintah bawahan untuk melakukan sesuatu dan adanya kejelasan mekanisme pertanggungjawaban.
7. Kebijakan dan penerapan sumberdaya manusia
Merupakan arah kebijakan dalam hal rekruitmen, orientasi, training, motivasi, evaluasi, promosi, kompensasi, konsultasi, dan perlindungan karyawan. Dengan adanya kebijakan-kebijakan yang jelas mengenai hal diatas, diharapkan kinerja perusahaan dapat efisien dan menghasilkan daata-data yang dapat dipercaya.
Penilaian Risiko
Semua perusahaan memiliki risiko internal dan eksternal. Manajer puncak harus memiliki seperangkat tools untuk menilai risiko. Komponen penilaian risiko dalam struktur pengendalian intern terdiri dari :
1. Identifikasi dan analisis dari risiko yang releven
2. Seperangkat rencana untun me-manage risiko
Aktifitas Pengendalian
Perusahaan harus memiliki aktifitas pengendalian berupa kebijakan dan prosedur untuk memastikan bahwa kebijakan manajemen telah tepat. Aktifitas pengendalian diterapkan kepada risiko spesifik yang diidentifikasi selama penilaian risiko. Aktifitas pengendalian terdiri dari subkomponen yaitu :
1. Aktifitas yang berhubungan dengan laporan keuangan, terdiri dari :
- penggunaan dokumen dengan nomor urut
- pembagian tugas
- otorisasi
- kecukupan ukuran keamanan
- penilaian kinerja yang independen
- kesesuaian penilaian jumlah yang dicatat
2. Aktifitas yang berhubungan dengan proses informasi
- general control
- application controls
Informasi dan Komunikasi
Informasi harus diidentifikasi, diproses, dan dikomunikasikan agar karyawan yang bersangkutan dapat melaksanakan tanggungjawabnya. Fungsi sistem informasi adalah membantu terlaksananya mekanisme pertanggungjawaban. Sistem informasi akuntansi mencakup metode-metode dan dokumen-dokumen dalam mencatat, memproses, meringkas, dan melaporkan transaksi-transaksi suatu entitas dan menjaga akuntabilitas aset, kewajiban, dan ekuitas.
Tujuan metode-metode dan dokumen-dokumen sistem informasi akuntansi adalah untuk menghasilkan laporan keuangan yang handal dalam pengertian :
1. Seluruh transaksi yang diproses adalah valid (benar) daan telah diotorisasi.
2. Seluruh transaksi valid diproses tepat waktu dan diklasifikasikan dengan tepat.
3. Seluruh data yang diinput akurat dan lengkap dengan menggunakan unit moneter.
4. Seluruh transaksi yang dimasukkan telah meng-update seluruh master file.
5. Seluruh output yang dihasilkan telah melalui prosedur yang berlaku sehingga menghasilkan laporan atau informasi yang akurat dan dapat dipercaya.
6. Seluruh transaksi yang dicatat telah dimasukkan dalam periode yang sesuai.
Nonfinancial-Oriented View of the Internal Control Structure
Bagian ini membahas pencapaian tujuan operasional dari struktur pengendalian intern. Lingkungan pengendalian yang baik sangat bergantung pada pihak manajemen dalam mengawasi operasional dan pencapaian tujuan. Nonfinancial control environment berkaitan secara spesifik dengan bagian teknik, produksi, dan pemasaran.
Berkaitan dengan peniliaian risiko, tujuan nonfinancial yang signignifikan, yaitu seperti target kinerja, target market share, pengamanan terhadap sumber daya, dan kesesuaian peraturan serta regulasi harus diidetifikasi. Ada 4 hal yang tercakup dalam penilaian risiko dalam hubungannya dengan tujuan diatas, yaitu :
1. Identifikasi risiko internal yang signifikan.
2. Identifikasi risiko eksternal yang signifikan.
3. Mempersiapkan analisis risiko.
4. Pengaturan dari risiko relevan.
Sistem Pengendalian Manajemen
Proses sistem pengendalian manajemen memfokuskan pada kinerja manajemen daripada teknis operasional. Sistem pengendalian manajemen mencakup pengembangan control dan aktifitas monitoring untuk mengevaluasi kinerja dan supervisi aktivitas perusahaan. Hal ini dimaksudkan agar terjadi kesesuaian aktivitas dengan kebijakan dan prosedur serta kesesuaian aktivitas dengan peraturan-peraturan dan regulasi.
Kegiatan suatu organisasi dan pengendalian intern seringkali efektif dengan adanya tekanan dari pihak luar. Aktifitas pengendalian manajemen adalah untuk memonitor kesesuaian aktifitas perusahaan dengan peraturan-peraturan dari regulatory agencies di luar perusahaan seperti bank regulatory agency.
Operational Control System
Proses atau sistem yang memacu efektivitas dan efisiensi dalam pelaksanaan operasional sehari-hari disebut dengan pengendalian operasional (operational control). Sistem pengandalian operasional dalam suatu perusahaan biasanya meliputi sistem pengendalian persediaan, sistem pengendalian kredit, sistem pengendalian produksi, dan sistem pengendalian kas.
Sistem pengendalian operasional juga memfokuskan pada pengendalian karyawan. Oleh karena itu diperlukan upaya rotasi jabatan diantara karyawan dan adanya supervisi dalam pelaksanaan tugas.
RISK EXPOSURES
Risiko adalah sesuatu yang dapat mengurangi pencapaian tujuan pengendalian. Risiko dapat muncul dari sumber-sumber internal dan eksternal seperti customer, employees, computer hacken, criminals dan lain-lain. Risiko dapat berubah dengan adanya perubahan lingkungan seperti berubahnya penggunaan teknologi, berubahnya kebijakan pengupahan dan lain-lain.
Agar dapat mendesaign sistem pengendalian yang baik, akuntan dan perancang sistem harus dapat menilai dan menemukan risiko yang dapat mempengaruhi perusahaan dalam mencapai tujuannya.
Types of Risk
Terdapat beberapa bentuk risiko, yaitu :
1. Unintentional Risk
Unintentional risk biasanya muncul karena adanya keterbatasan pengetahuan karyawan atau dapat terjadi juga karena kelelahan karyawan dan kekurang pedulian serta supervisi yang tidak memadai.
2. Deliberate errors
Deliberate errors muncul karena adanya kecurangan yang dilakukan karyawan dengan melanggar peraturan-peraturan regulasi-regulasi lainnya.
3. Unintentional losses of assets
Unintentional losses of assets yaitu hilangnya aset ataau salah menempatkan karena suatu kecelakaan, seperti kekeliruan memasukkan barang ke gudang yang tidak sesuai, hilangnya data yang ada di komputer dan lain-lain.
4. Thefts of Assets
Risiko hilangnya asset karena dicuri atau diselewengkan.
5. Breaches of Security
Risiko karena lemahnya pengamanan terhadap assets perusahaan.
6. Acts of Violence and National Disaster
Risiko adanya sabotase atau bencana lainnya seperti kebakaran dan lain-lain.
Degree of Risk Exposure
Penilaian terhadap tingkat risiko harus mempertimbangkan faktor-faktor :
1. Frequency
Semakin sering suatu kegiatan atau transaksi berlangsung maka semakin besar tingkat risikonya demikian sebaliknya.
2. Vulreability
Semakin mudah suatu assets diakses akan semakin besar risikonya demikian sebaliknya.
3. Size
Semakin besar nilai moneter yang potensial merugi maka akan semakin besar risikonya.
Problems Conditions Affecting Exposures to Risk
Masalah yang mempengaruhi risiko adalah :
1. Kolusi
2. Lemahnya penerapan sanksi
3. Kejahatan komputer.

COMPUTER FRAUD AND CONTROL PROBLEMS RELATED TO COMPUTERS
a) Importance of computer fraud.
Computer fraud memiliki tingkat risiko yang besar. Banyak data dan transaksi serta jumlah uang yang besar dapat diakses melalui komputer. Pengaksesan komputer oleh orang yang tidak berwenang akan sangat berpotensi untuk terjadinya risiko.


b) Computer crime
Kejahatan komputer adalah sabotase atau kejahatan lain yang menggunakan komputer sebagai alatnya.
c) Alasan-alasan mengapa komputer dapat menyebabkan permasalahan pengendalian antara lain adalah :
1. Pemrosesannya terpusat
2. Berkurangnya pelacakan (bukti) dalam audit.
3. Berkurangnya pertimbangan manusia.

KELAYAKAN PENGENDALIAN
Mengembangkan sistem pengendalian intern yang efektif dan layak tidaklah mudah harus mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut :
1. Pertimbangan pemeriksaan.
2. Pertimbangan cost benefit.

PEMICU PERBAIKAN PENGENDALIAN
Perbaikan pengendalian dipacu oleh hal-hal sebagai berikut :
1. Adanya kebutuhan manajemen
2. Adanya perhatian organisasi profesi tentang masalah etika
3. Adanya peraturan lembaga pemerintahan

Diposkan oleh Yustus.blog di 23.30

INTERNAL CONTROL DAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

INTERNAL CONTROL DAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Pengendalian intern (internal Control) didefinisikan sebagai suatu proses, yang dipengaruhi oleh sumber daya manusia dan sistem teknologi informasi, yang dirancang untuk membantu organisasi mencapai suatu tujuan atau objektif tertentu. Pengendalian intern merupakan suatu cara untuk mengarahkan, mengawasi, dan mengukur sumber daya suatu organisasi. Pengendalian intern berperan penting untuk mencegah dan mendeteksi penggelapan (fraud) dan melindungi

sumber daya organisasi baik yang berwujud maupun tidak berwujud

.

Adanya sistem akuntansi yang memadai, dapat membantu akuntan internal untuk menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegang saham, kreditur dan para pemakai laporan keuangan (stakeholder) lain yang dijadikan dasar pengambilan keputusan ekonomi. Sistem tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan. Lebih rinci lagi, kebijakan dan prosedur yang digunakan secara langsung dimaksudkan untuk mencapai sasaran dan menjamin atau menyediakan laporan keuangan yang tepat serta menjamin ditaatinya atau dipatuhinya hukum dan peraturan, hal ini disebut Pengendalian Intern, atau dengan kata lain bahwa pengendalian intern terdiri atas kebijakan dan prosedur yang digunakan dalam operasi perusahaan untuk menyediakan informasi keuangan yang handal serta menjamin dipatuhinya hukum dan peraturan yang berlaku.

Elemen dalam Pengendalian InternCommittee of Sponsoring Organizations of the Treatway Commission (COSO) memperkenalkan adanya lima komponen pengendalian intern yang

meliputi:

1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment)

 
Lingkungan pengendalian perusahaan mencakup sikap para manajemen dan karyawan terhadap pentingnya pengendalian yang ada di organisasi tersebut. Salah satu faktor yang berpengaruh terhadap lingkungan pengendalian adalah filosofi manajemen  dan gaya operasi manajemen, struktur organisasi serta praktik kepersonaliaan. Lingkungan pengendalian ini amat penting karena menjadi dasar keefektifan unsur-unsur pengendalian intern yang lain.

2. Penilaian Resiko (Risk Assesment)

Semua organisasi memiliki risiko, dalam kondisi apapun yang namanya risiko pasti ada dalam suatu aktivitas, baik aktivitas yang berkaitan dengan bisnis maupun non bisnis. Suatu risiko yang telah di identifikasi dapat di analisis dan evaluasi sehingga dapat di perkirakan intensitas dan

tindakan yang dapat meminimalkannya.

3. Prosedur Pengendalian (Control Procedure)

Prosedur pengendalian ditetapkan untuk standarisasi proses kerja sehingga menjamin tercapainya tujuan perusahaan dan mencegah atau mendeteksi terjadinya fraud dan kesalahan.

4. Pemantauan (Monitoring)

Pemantauan terhadap sistem pengendalian intern akan dapat menemukan kekurangan serta meningkatkan efektivitas pengendalian, pengendalian intern dapat di monitor dengan baik

dengan cara penilaian khusus atau sejalan dengan usaha manajemen.

5. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication).

Informasi dan komunikasi merupakan elemen yang penting dari pengendalian intern perusahaan, informasi tentang lingkungan pengendalian, penilaian risiko, prosedur pengendalian dan monitoring diperlukan oleh manajemen sebagai pedoman operasional dan menjamin ketaatan dengan pelaporan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku pada perusahaan. Informasi ini juga diperlukan dari pihak luar perusahaan. Manajemen dapat menggunakan informasi jenis ini

untuk menilai standar eksternal.

Sistem

Pengendalian Intern dibagi 2 yaitu:

1. Pengendalian Akuntansi

Tujuan utama dari pengendalian akuntansi adalah, menjaga keamanan harta kekayaan milik

perusahaan dan memeriksa ketepatan dan kebenaran data akuntansi.

2. Pengendalian Administratif

Pengendalian administratif memiliki tujuan utama, meningkatkan efisiensi operasi kegiatan dan

 mendorong ditaatinya kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan

Sumber
Accounting Information Systems, Ulric J. Gelinas, Richard B. Dull, 7th edition.
COSO - internal control framework